E-Business

Industrie 4.0

Die Digitali­sierung verändert unsere Wirtschaft und Gesellschaft grundlegend. Die Auswirkungen sind tiefgreifend und vergleichbar mit der Einführung von Dampfmaschine und Fließband­produktion oder mit der Globali­sierung.

Unternehmern bietet die Digitali­sierung gewaltige Chancen, um Innovationen voran­zutreiben und neue Märkte zu gewinnen. Gleichzeitig ändern sich Branchen­strukturen und aus den neuen daten­basierten Geschäfts­modellen entsteht ein disruptiver Wettbewerb.

Buchhaltung digital und beleglos

Die Buchführung wird zusehends digital, was beispielsweise die Einführung der elektronischen Rechnung zeigt. Papierunterlagen werden nach und nach ersetzt. Hierdurch lassen sich Kostenvorteile in etwa bei der Ablage realisieren. Jedoch müssen Unternehmen auch darauf achten, digitalisierte Daten sachgerecht zu behandeln und aufzubewahren.
Die Finanzverwaltung konkretisierte deshalb, wie eine elektronische Buchführung ordnungsgemäß einzusetzen ist. Dies geschah durch das BMF-Schreiben vom 14. November 2014 zur „ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (kurz GoBD).
Für Unternehmen heißt das: Sie müssen strengere Anforderungen an die elektronische Buchführung beachten, wie bspw. eine zeitgerechte Erfassung von Buchungsvorfällen oder eine ordnungsgemäße Archivierung digitaler Daten.

DATEV Unternehmen online

Ein Lösungsansatz bietet hierbei die für unsere Mandanten eingesetzte DATEV-Programmsoftware „Unternehmen online“. Es handelt sich hierbei um eine Buchhaltung ohne Vorlage von Belegen in Papierform. Die Buchhaltung wird auf Basis eingescannter Unterlagen erstellt.

In Verbindung mit der (elektronischen) Datenübernahme von Ihrer Bank ist ein papierloser, rein digitaler Arbeitsablauf möglich. Die postalische Übersendung großer Papierstapel entfällt. Schließlich werden bei dieser Lösung alle eingescannten Belege für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer revisionssicher und reproduzierbar archiviert.

DATEV DMS

Je mehr bis dato in Papierform aufbewahrte Dokumente elektronisch archiviert werden umso zeitintensiver wird deren Suche. Ein modernes Dokumenten-Management-System (kurz „DMS“) hilft dabei, die elektronischen Dokumente so zu organisieren, dass sie im Bedarfsfall schnelle griffbereit sind.

Mit dem Einsatz von DATEV-DMS werden alle Dokumente zentral aufbewahrt und stehen so den zugriffsberechtigten Personen zur weiteren Bearbeitung jederzeit in der aktuellen Version zur Verfügung. Dies verringert Durchlaufzeiten, vermeidet Doppelarbeiten und beschleunigt die Suche nach Dokumenten erheblich. Darüber hinaus kann bei Rückfragen sofort Auskunft zum momentanen Arbeitsstand gegeben werden, ohne die Informationen erst beim zuständigen Mitarbeiter einholen zu müssen.

Weitere Einzelheiten besprechen wir gerne mit Ihnen im Detail. Erste Informationen finden sich auch auf der Homepage der DATEV eG.

Das papierlose Büro oder das ersetzende Scannen

Die fortschreitende Digitalisierung nimmt ihren Ausgang im papierlosen Büro. Dabei verzichtet das papierlose Büro auf papiergebundene Dokumente und verwendet somit nur noch digitale Dokumente. Unterstützt wird es dabei durch bestimmte Software und Dokumenten-Management-Systeme.

Neben der Umsetzung der ohnehin vorhandenen Pflicht zur elektronischen Ablage von Unterlagen und Belegen, die in elektronischen Formaten eingegangen sind, kann man auch einen Schritt weitergehen: Man kann nahezu sämtliche Papierbelege des Unternehmens durch Einscannen elektronisch erfassen – sowohl selbsterstellte als auch erhaltene; sogenanntes „ersetzendes Scannen“. Der große Vorteil: Sind die Belege richtig elektronisch erfasst, können die Papierbelege noch vor Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.

Für diesen Fall verlangt die Finanzverwaltung eine Verfahrensdokumentation, in dem der gesamte Archivierungsprozess darzulegen ist, beginnend beim Eingang bzw. der Generierung der Belege über den Scanprozess bis hin zur elektronischen Ablage (Beschreibung des Verfahrensablaufs). Zusätzlich sind die personellen und die technischen Anforderungen zu beschreiben, um auf diese Weise zu dokumentieren, dass der zwischenzeitlich vernichtete Originalbeleg in Papierform mit dem elektronisch vorgehaltenen Beleg identisch ist.

Weiterführende Informationen zu den Dokumentations-Voraussetzungen enthält das im November 2014 ergangene Schreiben des Bundesfinanzministeriums über die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff(GoBD).

ZUGFeRD: Die elektronische Rechnung der Zukunft

Die elektronische Rechnungsstellung ist ein weiterer Baustein bei der effizienten Nutzung moderner Informationstechnologien im Unternehmen. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland hat unter dem Namen ZUGFeRD ein einheitliches Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt. Dieses kombiniert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format (Extensible Markup Language, ein medienneutraler Datenstandard).

Das ZUGFeRD-XML-Format basiert auf dem internationalen Standard UN/CEFACT und ist somit in der Regel auch mit ausländischen Systemen kompatibel. Durch seine Integration in die elektronische Rechnungsdatei wird eine maschinelle Auswertung in modernen Buchhaltungssystemen möglich. Hierzu enthält die XML-Datei standardisierte „qualifizierte Textfelder“ für vordefinierte Informationen (z.B. Rechnungsbetrag), die in die Buchführung übernommen werden. Bestimmte Standarddaten wie Absender, Rechnungsdatum und -nummer, Rechnungsbetrag, Abzugsbeträge (z.B. Skonto), Umsatzsteuer und Bankverbindungen werden rechnungsübergreifend im XML-Teil immer nach derselben Norm gespeichert. Aufgrund dieser Standardisierung können Rechnungsdaten theoretisch von jedem kompatiblen Programm des Empfängers automatisch ausgewertet werden.

 

Gerne beraten wir Sie in diesen Themen und analysieren mit Ihnen, wie wir Ihr Unternehmen und auch die Zusammenarbeit mit Ihnen effizienter gestalten können. Wir freuen uns auf Ihren Anruf.